How to Increase the Enrollment Rates of Educational Institutions with HubSpot CRM - Myanmar's Leading Marketing Consulting Firm

How to Increase the Enrollment Rates of Educational Institutions with HubSpot CRM

Digital ခေတ်ကိုရောက်လာတော့ education sector မှာ marketing လုပ်ပုံလုပ်နည်းတွေလည်း ပြောင်းလဲ သွားပါပြီ။ ကျောင်းသားမိဘတွေ နဲ့ ကျောင်းအသစ်တက်ဖို့ စိတ်ဝင်စားသူတွေဟာ သူတို့ တက်‌ရောက်ချင်တဲ့ ကျောင်းတွေရဲ့ အကြောင်းတွေကို ကျောင်း website တွေ၊ ကျောင်း social media တွေကနေပဲ စုံစမ်းကြ တော့လို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။ 

ဒီလိုအချက်တွေကြောင့် Institutions တွေမှာ အလုပ်လုပ်တဲ့ Marketers တွေအနေနဲ့ Paid ads တွေ run ၊ Social Media post နဲ့ video post တွေဖန်တီးရပါတယ်။ ဒီလို digital marketing နည်းလမ်းတွေလုပ်ပြီး ရလာတဲ့ leads တွေမှတဆင့် prospective students တွေဖြစ်လာမဲ့ သူတွေရဲ့ data တွေကို manage လုပ်ဖို့ cloud based CRM software ကောင်းကောင်းလိုအပ်ပါတယ်။

ဒီနေရာမှာ ‌ငွေကြေးကုန်ကျမှုသက်သာစေပြီး cost effective လည်းဖြစ် online ပေါ်မှာလည်းmanage လုပ်လို့ရနိုင်မဲ့ CRM software ကောင်းကတော့ HubSpot CRM ပဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒီ blog မှာတော့ ‌ကျောင်းတွေရဲ့ admissions process ကို automate လုပ်ပေးပြီး enrollment rates တွေတက်အောင် HubSpot CRM ကိုအသုံးပြုကိုပြုသင့်တဲ့အ‌ကြောင်းကိုပြောပြပေးသွားမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။

Admissions process ကို အဆင်ပြေချောမွေ့စေဖို့ HubSpot CRM နဲ့ဘယ်လိုလုပ်လို့ရမလဲ။

HubSpot CRM နဲ့ဆို လက်ရှိတက်‌ရောက်နေတဲ့ကျောင်းသားတွေ၊ တက်‌ရောက်ဖို့စဉ်းစားနေတဲ့ ကျောင်းသားတွေနဲ့ ကျောင်းသားမိဘတွေရဲ့ ကိုယ်‌ရေးအချက်အလက် data တွေအပြင် applicants နဲ့ alumni တွေရဲ့ data တွေကိုပါ manage လုပ်လို့ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။ HubSpot က ကိုယ်‌ရေးအချက် အလက် data တွေကို “Contacts” အနေနဲ့ မှတ်ပါတယ်။ HubSpot မှာ Contact တစ်ခုရဲ့ နာမည် (Name) နဲ့ contact information တွေဖြစ်တဲ့ email နဲ့ phone number တွေကို default အနေနဲ့ မှတ်လို့ရသလို ‌ကျောင်းဘက်က ထပ်သိချင်တဲ့အကြောင်းအရာတွေကိုလည်း ထပ်ထည့်ပြီးမှတ်လို့ရပါတယ်။ ဥပမာ.. ကျောင်းသားရဲ့ ပညာအရည်အချင်း၊ တက်‌ရောက်လို့ရမဲ့ course တွေ၊ programs တွေ အစရှိတာတွေပဲဖြစ်ပါတယ်။ 

HubSpot CRM ထဲကို ကျောင်းသားတွေရဲ့ ကိုယ်‌ရေးအချက်အလက် data တွေ ထည့်ဖို့ နည်းလမ်း နှစ်ခုရှိပါတယ်။ ပထမတစ်ခုကတော့ ရှိပြီးသား data တွေကို spreadsheets နဲ့ HubSpot CRM ထဲကို import လုပ်တာပဲဖြစ်ပါတယ်။ နောက်တစ်ခုကတော့ Admissions process ကိုလွယ်ကူစေမဲ့ HubSpot Form သုံးလို့ရပါတယ်။ ကျောင်း adminstrators တွေ သိချင်တဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို  HubSpot Form မှာ customize လုပ်လို့ရတော့ Admissions process ကို အဆင်ပြေ ချောမွေ့စေပါတယ်။ အရင်ကလို စာရွက်စာတမ်းတွေ၊ excle sheet တွေနဲ့ student information တွေ သိမ်းထားပြီး ပျောက်ပျက်မှာတွေ ဘာတွေလဲ စိုးရိမ်စရာမလိုတော့ပါဘူး။ များပြားလှတဲ့ paper work တွေအစား Cloud Base CRM Software တစ်ခုတည်းနဲ့တင် Data ပိုင်းရော Sales and Marketing အပိုင်းမှာပါ efficient ဖြစ်ဖြစ် လုပ်ဆောင်နိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ 

customizable enrollment process form in HubSpot
Customizable enrollment process form in HubSpot

Enrollment Rates တွေတက်အောင် HubSpot CRM နဲ့ဘယ်လိုလုပ်လို့ရမလဲ။

ကျောင်းသားအသစ်တွေက ကျောင်းနဲ့ပတ်သတ်ပြီးသိချင်တာတွေကို ကျောင်းရဲ့ Website နဲ့ Facebook page မှာအချိန်မရွေး လာမေးနိုင်ချေရှိပါတယ်။ Education Consultant တွေ နဲ့ Facebook admins တွေက stand by ဖြေမပေးနိုင်ရင် ကျောင်းသားဘက်ကသိချင်တာကို ချက်ချင်းမသိရလို့ lead တွေ ဆုံးရှုံးရတာမျိုး ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ကျောင်းသားတွေ မေးလေ့ရှိတဲ့ FAQs တွေကိုဖြေပေးဖို့ ကျောင်း Facebook page နဲ့ ကျောင်း websiteမှာ chatbot တစ်ခုလောက်တော့လိုလာပါပြီ။

HubSpot ရဲ့ chatbot feature ကဒီပြဿနာကို ဖြေရှင်းပေးနိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ – တက်‌ရောက်လို့ရမဲ့ course တွေ၊ programs တွေအကြောင်းကို ယေဘုယျရှင်းပြပေးထားတဲ့ စာတွေကို HubSpot ရဲ့ chatbot နဲ့ automate လုပ်ထားလို့ရတော့ လာစုံစမ်းတဲ့မိဘတွေနဲ့ ကျောင်းသားတွေ သိချင်တာကိုချက်ချင်း သိစေနိုင်ပါတယ်။ 

HubSpot ရဲ့ chatbot နဲ့ နောက်ထပ်လုပ်လို့ရတဲ့ အားသာတဲ့အချက်တစ်ခုရှိပါသေးတယ်။ အဲ့တာကတော့ prospective student တွေကိုပြန်ဆက်သွယ်လို့ရမဲ့ contact information တွေကို chatbot နဲ့ကောက်ထားလို့ရတာပဲဖြစ်ပါတယ်။‌ အဲ့ contact info တွေက HubSpot CRM ထဲကို တိုက်ရိုက်၀င်သွားတာဖြစ်ပါတယ်။ ကျောင်းရဲ့ Education Consultant တွေက တက်‌ရောက်မဲ့ကျောင်းသားတွေကို နောက်မှ phone ခေါ် ပြီးရှင်းပြတာတွေ email ပို့တာတွေလုပ်ဖို့ contact info တွေမပျောက်တော့ပါဘူး။

customizable chatbot option in HubSpot
Customizable chatbot option in HubSpot

ဒါတင်မဟုတ်ပါဘူး။ ကျောင်းသားတွေလာမေးတဲ့ အချိန် stand by ရှိနေရင် HubSpot ရဲ့ Inbox feature ထဲကနေပဲတိုက်ရိုက်ဖြေပေးလို့ရပါသေးတယ်။ HubSpot ရဲ့ Inbox က ကျောင်းရဲ့ Facebook messenger နဲ့‌ရော website နဲ့‌ရောချိတ်ထားလို့ရပါတယ်။ ကျောင်း administrations ပိုင်းက HubSpot portal ကို access ရှိသူတွေရော၊ Education Consultant တွေ‌ရော Inbox feature ကနေ reply ပြန်လို့ရနိုင်မှာပါ။

Website and Facebook messenger Inbox feature in HubSpot
Website and Facebook messenger Inbox feature in HubSpot

HubSpot CRM ရဲ့ Email marketing tool နဲ့ Enrollment Rates တက်အောင်ဘယ်လိုလုပ်လို့ရမလဲ။

Enrollment Rates တွေတက်အောင် Email marketing လုပ်ချင်တယ်ဆိုရင်တော့ ကျောင်းသားတွေနဲ့ ကျောင်းသားမိဘတွေရဲ့ စိတ်ဝင်စားတဲ့ course တွေ၊ programs တွေအလိုက် student persona တွေကို HubSpot ရဲ့ list tool နဲ့ segment ခွဲထားလို့ရပါတယ်။ ပြီးရင် list အလိုက် ကျောင်းသားနဲ့သက်ဆိုင်မဲ့ programs အကြောင်းတွေ၊ financial aid အကြောင်းတွေ၊ campus အခွဲတွေရဲ့ တည်နေရာတွေ၊ တက်‌ရောက်ရမဲ့ အချိန်တွေကို Email ပို့နိုင်ပါတယ်။ ဒီလိုဆို ‌ကျောင်းသားတွေသိချင်တဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို အလွယ်တကူသိရလို့ ကျောင်းရဲ့ Enrollment Rates တွေတက်လာစေမှာပါ။ 

Customizable Email marketing tool in HubSpot
Customizable Email marketing tool in HubSpot

နောက်အားသာချက်တစ်ခုကတော့ ကျောင်းက webinarတွေ၊ ပွဲတွေလုပ်တဲ့အခါ HubSpot ကနေပဲ landing page ဖန်တီး၊ registration form တွေ လုပ်ပြီး contact တွေ စုနိုင်ပါတယ်။ ရလာတဲ့ contact တွေကို marketing activity တွေမှာ ပြန် retargeting လုပ်လို့ရနိုင်သလို sales team ကလည်း manually follow up လုပ်ပြီး nurture လုပ်နိုင်ပါတယ်။

နယ်ကကျောင်းသားတွေအတွက် Education Consultant နဲ့ face-to-face စုံစမ်းနိုင်ဖို့နည်းလမ်း။ 

နယ်ကကျောင်းသားက ကျောင်း campus ထိလာစရာမလိုပဲ ကျောင်းအကြောင်းကို Education Consultant နဲ့ face-to-face စုံစမ်းလို့ရနိုင်တဲ့ နည်းလမ်းလည်းရှိပါသေးတယ်။ ဒါကတော့ HubSpot Meetings tool နဲ့လုပ်လို့ရတာဖြစ်ပါတယ်။ Video conferencing link နဲ့ HubSpot မှာချိတ်ထားရင် နယ်ကကျောင်းသားက Education Consultant နဲ့ Meeting booking လုပ်လို့ရမှာပါ။ Meeting book ဖို့ကိုလည်း Education Consultant ရဲ့ ရုံးချိန်မှာရှိမဲ့အချိန်ပေါ်မှုတည်ပြီး calendar မှာစိတ်ကြိုက်ပြင်လို့ရပါသေးတယ်။ ဒီလိုဆိုကျောင်းသားဘက်က အဆင်ပြေမဲ့အချိန်ကို Meeting book လုပ်လိုက်ရုံပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

flexible Meetings tool in HubSpot
Flexible Meetings tool in HubSpot

ဒါကတော့ HubSpot ရဲ့ အသုံးဝင်တဲ့ feature တွေ အများကြီးထဲက enrollment နဲ့ ပတ်သတ်ပြီး ကျောင်းတွေအနေနဲ့ အသုံးပြုလို့ရမယ့် feature တွေကို ပြောပြပေးသွားတာဖြစ်ပါတယ်။ ဒီ feature တွေအပြင် ကျောင်းရဲ့ Board of director တွေ၊ MD တွေ၊ Principal တွေအတွက် အရေးပါတဲ့ data တွေနဲ့ Insights တွေပါ HubSpot CRM reporting dashboard မှာကြည့်နိုင်တဲ့အတွက် အရမ်းကို powerful ဖြစ်တဲ့ all-in-one CRM solution လို့ပြောလို့ရပါတယ်။ 

ဒါကြောင့် Educational Institutions တွေအနေနဲ့ HubSpot CRM ကို အသုံးပြုခြင်းဟာ မှန်ကန်တဲ့ ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှုတစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် HubSpot CRM ကိုအသုံးပြုပြီး ကျောင်းရဲ့ Enrollment Rates တွေ တက်အောင်လုပ်ချင်ရင်တော့ B360 ကိုအခုပဲဆက်သွယ်လိုက်ပါ။